L’efficacité d’une réunion en visioconférence me semble directement liée à la quantité de petites mains qui gèrent le back office de la réunion.
Au cours des 10 derniers jours, j’ai participé à deux réunions, avec des ressentis très différents :
• une grande réunion publique de débat public sur le projet d’éoliennes en Bretagne Sud. C’était la première en visio après plusieurs autres en présentiel ; elle réunissait plus de 120 participants. En plus de l’animateur et des intervenants, il y avait 3 personnes en arrière-plan qui suivaient la réunion et notamment le tchat, le tout par les soins d’une société spécialement mandatée. Absolument aucune dimension team building. Personnellement, et malgré une certaine appréhension initiale, j’ai trouvé la réunion beaucoup plus efficace que les précédentes (sur le même thème du même sujet) en permettant notamment une bien meilleure expression des participants et de bien faire circuler les prises de parole entre les différents acteurs. Celle-ci passait par le tchat, en parallèle de la présentation principale ; certaines questions basiques y trouvaient directement leur réponse, d’autres étaient regroupées et reprises lors des séquences réservées « à la salle ».
• l’autre un séminaire d’une trentaine de participants, le troisième d’une série dont les deux premiers ont eu lieu sous forme de réunions classiques avec, entre autres, un objectif de team building explicite et l’élaboration d’un consensus. Résultat tout-à-fait décevant, la gestion de la visio était faite par la structure organisatrice, nettement moins professionnelle de la chose ; soit lacune de l’outil retenu, soit méconnaissance de l’équipe, il n’a pas été possible de couper à distance les micros des non-intervenants, d’où cata : bruits parasites, coups de téléphone, etc. et le tchat n’était pas vraiment utilisé par les participants, malgré quelques appels et donc pas vraiment exploité par l’animation.
Bref, mais est-ce une surprise ?, pour que ça marche, il faut que l’organisateur maîtrise bien la technique et ne lésine pas sur les moyens.
