Chronique d’une ex-signeuse de documents en milieu universitaire, en commentaire de l’intervention de Gilles Babinet sur #PerriScope, la quotidienne @LCI sur l’actualité économique & sociale
Le #numérique permet de libérer du temps en évitant la paperasse… il y a beaucoup à dire là-dessus. Je vais parler uniquement de ce que je connais très bien, de l’intérieur : l’administration universitaire. En 20 ans de responsabilités diverses qui impliquent des tâches d’administration, j’ai effectivement vu disparaître une grande quantité de « paperasse ». Mais uniquement au sens propre du terme : le #papier. Il y a d’ailleurs encore de la marge avant d’avoir éliminé le papier complètement. Mais la disparition de cette paperasse s’est accompagnée de l’apparition d’une non moins grande quantité de ce qu’on pourrait appeler « numérasse » (ou « #digitalasse » pour ceux qui persistent à dire « digital » au lieu de « numérique »). La numérasse peut prendre des formes diverses. La forme #excel + #mail est la plus virulente, mais la forme « #application dédiée, vous allez voir c’est pratique il y a juste à cliquer » fait également partie du paysage.
Documents papier, #documents_numériques
Prenons l’exemple d’une directrice de structure universitaire impliquant d’avoir à signer un certain nombre de documents, la plupart du temps par délégation de signature des tutelles de la dite structure.
La paperasse, c’est prendre 10 minutes dans la journée pour aller physiquement au secrétariat signer des choses variées préparées soigneusement par des personnels dont c’est le métier, rassemblées dans un parapheur, avec de petites notes en post-it là où il y a quelque chose d’important à regarder avant de signer. On profite du voyage pour dire bonjour, parler du temps qu’il fait ou des projets du prochain week-end, et régler en deux mots des questions importantes pour la structure, qui autrement auraient nécessité un coup de téléphone ou un mail. Ensuite on peut se consacrer au reste de ses activités, enseignement ou recherche, l’esprit libre, sans se soucier d’avoir oublié de valider quelque chose d’important ou urgent, grâce à la confiance qu’on a dans les personnels compétents.
La numérasse, c’est jongler entre des clics réguliers dans les bonnes applications, des mails asynchrones de demande de validation dans d’autres applications, des cases à cocher dans des fichiers excel reçus par mail et à renvoyer, etc. Il faut une discipline de fer pour ne pas se disperser complètement en essayant de suivre le rythme, tout en ne risquant pas d’oublier un clic important. Les applications dédiées ont des interfaces toutes plus imaginatives les unes que les autres, on s’y connecte avec ses identifiant/mot de passe de l’université X, ou de l’université Y, ou du CNRS, ou avec un compte dédié de l’application. Il peut s’agir d’ordres de mission, de validation des plannings de congés, d’avis sur des demandes de formation, de validation de devis avant commandes, de feuilles de temps des projets européens (une application par tutelle), de contrats de travail, d’avis sur des dépôts de projet ou des cumuls d’activités, de conventions de stages, de certification des commandes, … Parfois, même avec de l’habitude, on doit demander à une personne compétente ce que signifie la chose à valider (coucou l’interface Geslab pour la certification des commandes). Quand on a bien cliqué dans toutes ces applications au doux nom poétique de Hamac, Safia, Tempo, Agate, Sirhus, SAM, Sinchro, Geslab, etc., on peut parcourir ses mails pour ne pas oublier un fichier excel à renvoyer d’urgence en ayant rempli une ligne. Le pompon revient au #fichier_excel utilisé comme #formulaire, avec des cases fusionnées à remplir par un paragraphe de texte un peu long.
Il est utopique de penser que tout cela puisse faire gagner du temps à la personne qui signe en bout de chaîne. Dans le contexte que je décris ici, cela a simplement servi à embaucher moins de personnels administratifs, en faisant faire une partie de leur travail, beaucoup moins bien, par les chercheurs et enseignants-chercheurs. Alors j’espère vraiment que quelqu’un, quelque part, a effectivement gagné du temps. Parce que moi non.
Interdire Excel
Ce qui ferait vraiment gagner du temps à tout le monde, c’est l’interdiction d’excel. Et ce n’est pas une boutade. Cet outil est un accélérateur phénoménal de questionnaire bureaucratique inexploitable car préformaté, et donc rempli, n’importe comment. Toute personne ayant vu de près les fichiers excel HCERES à 6 ou 7 onglets saura de quoi je parle. Le délire de la mise en chiffres couplé à la méconnaissance des fonctionnalités d’excel produit ce qu’on pourrait presque considérer comme des performances artistiques.
Je veux bien croire que dans d’autres domaines de l’administration (que je ne connais pas de l’intérieur) le numérique soit tout rose et fasse gagner un temps précieux à au moins une personne. Mais il subsiste un doute. La #bureaucratie ne disparaît pas miraculeusement par l’intervention divine du numérique. Tout au contraire, tout se passe comme si la fluidité tant vantée du numérique supprimait tout frein naturel à la croissance incontrôlée de la bureaucratie.
Et pour finir j’espère ne pas avoir donné à quelqu’un l’idée d’une startup pour développer un outil à base d’IA qui rassemblerait toutes les applications et les mails, pour finalement remplacer le parapheur. Le #parapheur est une très belle invention d’interface humain/humain, tout à fait lowtech, qu’il serait désolant d’abandonner.
