Erneut Probleme bei Einführung - Verkehrsverwaltung meldet Datenverlust | rbb24
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Berlin : le gouvernement de la ville décide l’achat d’une suite de logiciels d’administration, résultat : des pertes de données massives. On verra si on le fournisseur saura sauver le projet.
Mo 04.09.23 Bei der Einführung der elektronischen Akte in der Berliner Verwaltung gibt es offenbar neue Probleme: In der Verkehrsverwaltung sollen Hunderte Daten nicht mehr auffindbar sein. Die zuständige Staatssekretärin sieht den Hersteller in der Verantwortung.
Mehrere Berliner Behörden berichten über Verlust von Datensätzen
Auslöser offenbar Fehler bei Umstellung auf elektronische Akte
Wegen früherer Probleme hat Software-Anbieter bereits Workshops für Behördenmitarbeiter angeboten
Bei der Einführung der elektronischen Akte in der Berliner Verwaltung gibt es erneut Probleme. Offenbar wurden im Zuge der Einführung Daten gelöscht, wie die Berliner Chief Digital Officer Martina Klement am Montag im Abgeordnetenhaus berichtete. Klement ist als Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung verantwortlich.
Laut Klement schlug die Verkehrsverwaltung in der vergangenen Woche als erste Alarm: Datensätze seien nicht mehr auffindbar. Nachprüfungen hätten dann gezeigt, dass insgesamt vier Verwaltungen betroffen waren: neben der Verkehrsverwaltung auch die Innenverwaltung, die Senatskanzlei und das Bezirksamt Mitte. 800 bis 900 Daten seien verschwunden. Die Aufklärung des Falls laufe, so Klement. Um welche Daten es sich handelt, blieb zunächst unklar. Die Datenschutzbeauftragte sei bereits informiert, sagte Klement. Einen Datendiebstahl durch Hacker schloss sie aus.
Bezirke wollen E-Akte Anfang 2025 einführen
Man sei in Kontakt mit der verantwortlichen Firma, die in Berlin die E-Akte einführen soll, sagte Klement. „Das ist nicht gerade ein vertrauensbildender Vorfall“, kommentierte sie. Sie halte aber zunächst weiter an dem Projekt fest. „Mein Ziel ist es nach wie vor, dieses Produkt zu retten.“ Es soll zeitnah geklärt werden, ob die Firma den Auftrag noch erfüllen kann.
Der Vorfall reiht sich ein in eine lange Liste von Pannen bei der Einführung der E-Akte. Zuletzt hatten auch mehrere Bezirke über massive Probleme mit der elektronischen Akte berichtet. In Teilen wurde das Projekt bereits als gescheitert bezeichnet. Wie Klement erklärte, hatte der Anbieter zuletzt Workshops angeboten, bei denen die Programmierer der Software für die E-Akte mit den Anwendern aus den Verwaltungen zusammengekommen sind, um die zahlreichen Probleme - etwa mit der Benutzbarkeit und Barrierefreiheit - zu klären.
Laut Koalitionsvertrag soll die E-Akte spätestens bis zur nächsten Wahl in der Berliner Verwaltung eingeführt sein. In den Bezirken wird für den Start bereits Anfang 2025 angepeilt.
Sendung: rbb24 Abendschau, 04.09.2023, 19.30 Uhr
Elektronische Akte
▻https://www.itdz-berlin.de/dienstleistungen/verwaltungsservice/elektronische-akte
Die elektronische Akte ist ein wichtiger Baustein bei der Umsetzung des Berliner E-Government Gesetzes – und ein hilfreicher dazu. Schließlich beschleunigt und vereinfacht sie Verwaltungsabläufe deutlich.
Die Kommunikation über elektronische Medien oder Online-Kanäle ist heute eine Selbstverständlichkeit. Eine moderne Verwaltung sollte ihren Bürgerinnen und Bürgern daher ebenfalls ermöglichen, einen Großteil der Behördengänge online erledigen zu können. Ein wichtiges digitales Puzzleteil ist dabei die Aktenbearbeitung in der Berliner Verwaltung, die komplett in die Online-Welt übersetzt werden wird. Damit folgt Berlin den Vorgaben der EU und dem Bund und trägt seinen Teil zur Digitalisierung der Verwaltung bei. Das Berliner E-Government-Gesetz verpflichtet Berliner Behörden, Akten ab 2023 ausschließlich elektronisch zu führen. Das IT Dienstleistungszentrum Berlin besitzt in diesem Sektor bereits 10 Jahre Erfahrung, unterstützt die Ämter bei der Einführung und Umsetzung und bindet dabei bis zu 80.000 Arbeitsplätze an die sogenannte E-Akte an. Diese elektronische Akte muss alle Eigenschaften und Anwendungsfälle des klassischen Aktenordners digital nachbilden. Auch der Umgang mit Akten und die Wege, die sie innerhalb der Verwaltung nehmen können, zählen dazu.
E-Akte mit zahlreichen Vorteilen
Im Vergleich zur papiergebundenen Aktenführung spart die E-Akte natürliche Ressourcen und Lagerfläche für die Aktenbestände. Zudem können Mitarbeitende der Verwaltung immer auf die aktuellsten Dokumente und einheitliche Arbeitsstände zugreifen – und das über alle Abteilungen hinweg. Auch die Ersparnis bei Zeit und Kosten wird aufgrund der einfachen Handhabung des Systems und dem geringen Realisierungsaufwand erheblich sein.
Manuell wird digital
Heften, Weiterreichen, Unterschreiben, Kommentieren, Stempeln – manuelle Tätigkeiten, die digital ersetzt werden. Daher besteht die E-Akte aus drei wesentlichen Teilen:
– Ein Dokumentenmanagementsystem, das sicherstellt, dass alle relevanten Unterlagen auch einem Verwaltungsvorgang zugeordnet werden und vor Manipulationen geschützt sind.
– Ein Vorgangsbearbeitungssystem, das dafür sorgt, dass Mitarbeitende je nach Zuständigkeit und Instanz in den elektronischen Unterlagen arbeiten können.
– Ein System zur Langzeitspeicherung, um sicherzustellen, dass digitale Aktenbestände vorschriftsgemäß und sicher aufbewahrt werden.
Erfolgreiche Pilotprojekte
Um die E-Akte erfolgreich in der Verwaltung einzuführen, unterstützt das ITDZ Berlin die Verwaltungen bei der Standardisierung des landesweiten Geschäftsprozessmanagements. Schließlich müssen bestehende IT-Anwendungen für diverse Fachverfahren die Daten mit der E-Akte austauschen können. Zudem lässt das ITDZ vorhandene Aktenbestände digitalisieren, um sie in die E-Akte zu überführen. Wie das heute schon erfolgreich funktioniert, zeigen rund 2.500 Nutzer, die bereits mit elektronischen Akten arbeiten. Dazu gehören Mitarbeitende des Rechnungshofs von Berlin, der Senatskanzlei sowie der Senatsverwaltungen für Inneres und Sport, Finanzen sowie Wirtschaft, Energie und Betriebe.
Einführung der Digitalen Akte in Berlin – Zuschlag geht an die Firma Materna Information & Communications SE
▻https://www.berlin.de/sen/inneres/presse/pressemitteilungen/2020/pressemitteilung.1019940.php
Pressemitteilung vom 19.11.2020
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens den Zuschlag zur Einführung der Digitalen Akte in allen Berliner Behörden erteilt. Da der Vertrag damit wirksam geschlossen wurde, ist keine vergaberechtliche Anfechtung mehr möglich. Die Firma Materna wird mit der Software „nscale“ des Herstellers Ceyoniq die Standardsoftware für den künftigen IKT-Basisdienst Digitale Akte bereitstellen.
Dazu sagte die zuständige Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, Sabine Smentek: „Die Digitale Akte ermöglicht eine elektronische Abwicklung von Arbeitsprozessen und gleichzeitig eine digitale Ablage für alle Schriftstücke. Das erleichtert die Sachbearbeitung in den Verwaltungen enorm. Sie ist ein Meilenstein in der Umsetzung des E-Government Gesetzes. Wir freuen uns, mit einem starken Partner an unserer Seite nunmehr das Projekt weiter vorantreiben zu können. Die traditionelle Umlaufmappe wird es in wenigen Jahren in der Berliner Verwaltung nicht mehr geben.“
Dank der parallel zum Vergabeverfahren betriebenen Vorbereitungen durch das Projektteam der Senatsverwaltung für Inneres und Sport sowie der beteiligten Verwaltungen könne jetzt mit der technischen Umsetzung begonnen werden, so die Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird gemeinsam mit den Projektpartnern msg systems ag, IMTB Consulting GmbH und Materna das Projekt zur Einführung der E-Akten-Software – die auch in Nordrhein-Westfalen genutzt wird – im Land Berlin durchführen. Nach einer Pilotphase wird die Digitale Akte stufenweise in allen Behörden des Landes Berlins eingeführt. Den technischen Betrieb übernimmt der zentrale IT Dienstleister des Landes Berlin, das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ). Ziel ist die flächendeckende Einführung der Digitalen Akte für rund 70.000 PC-Arbeitsplätze bis 2025.
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nscale E-Government Innovativ. Zukunftsgerichtet. Bürgernah.
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nscale eGov - Die digitale E-Akte für:
Für eine glaubwürdige Verwaltung und mehr Bürgernähe.
Die Städte der Zukunft sind offen, vernetzt und effizient. Doch die Herausforderungen von öffentlichen Verwaltungen sind vielfältig: regulatorische Vorgaben, die Sicherstellung eines durchgängigen Informationsflusses ohne Medienbrüche und nicht zuletzt der demografische Wandel zwingen Städte und Kommunen zur Modernisierung.
Eine Welt ohne Papierberge, Aktenschränke und Wartemarken.
Für eine moderne Verwaltung ist es deshalb notwendig, die Digitalisierung ihrer Kommunikation und Dienstleistung voranzutreiben – damit der Sprung in die digitale Zukunft gelingt. Doch noch immer bestehen die Akten in vielen kommunalen Verwaltungen aus Papier. Und auch von einem vollständig digitalisierten Behördengang sind viele öffentliche Institutionen weit weg.
Viele Systeme, mehr Anforderungen - weniger Personal.
Immer mehr gesetzliche Vorgaben, ein steigender Bedarf an digitalen Services, eine älter werdende Belegschaft und der Fachkräftemangel fordern öffentliche Verwaltungen heraus. Hinzu kommt eine Vielfalt an unterschiedlichen IT-Systemen, die im Zuge des digitalen Wandels die komplette Organisationsstruktur einer Landesbehörde sprichwörtlich verkomplizieren und deswegen ineffizient machen können.
Innovative Technologien nutzen.
Um den Herausforderungen einer zunehmend digitalen Arbeitswelt und Gesellschaft zu begegnen, muss das gesamte Potential der Informationstechnologie ausgeschöpft werden. Schnelle und medienbruchfreie Verwaltungsprozesse für mehr Effizienz und Bürgernähe sind Voraussetzungen für eine gelungene Transformation von Landesbehörden. Mit nscale eGov bieten wir eine digitale Lösung, die speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde und sich auf dem aktuellen Stand der Technik befindet.
Digitaler Aufbruch - neue Herausforderungen.
Die Digitalisierung bedeutet Vernetzung aller Bereiche von Wirtschaft und Gesellschaft. Im Sinne des digitalen Wandels ist es notwendig, dass auch zentrale Anlaufstellen wie öffentliche Bundesbehörden ihre Kommunikation, Prozesse sowie Angebote neu definieren und entsprechend digitalisieren. Im Zusammenspiel mit einer nutzergerechten Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen und der Einführung von digitalen Lösungen, kann die Modernisierung von öffentlichen Verwaltungen gelingen.
Die Zeiten von Akten auf dem Schreibtisch sind vorbei.
Die Suche nach Informationen ist lästig und zeitintensiv. Laufzettel und die manuelle Verwaltung von Papierakten sind mehr als ineffizient. In Zukunft ist es für alle Bundesbehörden verpflichtend, ihre Services online anzubieten, doch das Vorhandensein von unterschiedlichen IT-Systemen verhindert einen reibungslosen Informationsfluss und behindert die Verwaltungsprozesse.
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nscale eGov – die E-Akte für die öffentliche Verwaltung
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13,946 views Mar 21, 2023
nscale eGov ist eine für die öffentliche Verwaltung entwickelte fachliche Lösung auf Basis der Informationsplattform nscale. nscale eGov ermöglicht eine einfache und aktenmäßige Ablage von Schriftgut und erlaubt die schnelle und flexible Bearbeitung von Posteingängen und Geschäftsgängen.
nscale eGov verwaltet Schriftgut in Form von Akten, Vorgängen, Dokumentordnern und Dokumenten, die mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Über Attribute findet eine Verstichwortung der Informationen in Akten, Vorgängen und Dokumenten statt.
Die Bedienoberfläche von nscale eGov wurde speziell für die Anforderungen im behördlichen Sektor erstellt. Daher orientieren sich die Bezeichnungen für Objekte und Funktionen an der Behördensprache.
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